Artikel 1 – Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• Organisator: Traveltuning, de rechtspersoon die het trainingskamp organiseert.
• Deelnemer: iedere natuurlijke persoon die zich inschrijft voor deelname aan het trainingskamp.
• Overeenkomst: de overeenkomst tot deelname aan het trainingskamp, waarvan deze algemene voorwaarden onderdeel uitmaken.
• Kamp: het door de organisator georganiseerde trainingskamp, inclusief alle activiteiten, transport, accommodatie en begeleiding.
• Overmacht: iedere omstandigheid buiten de invloedssfeer van de organisator die nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen organisator en deelnemer met betrekking tot deelname aan het kamp.

Door inschrijving verklaart de deelnemer deze voorwaarden volledig te hebben gelezen, begrepen en onvoorwaardelijk te accepteren.

Afwijkingen zijn slechts geldig indien schriftelijk bevestigd door de organisator.

In geval van verschil tussen een vertaalde versie van deze voorwaarden en de Nederlandstalige versie, is de Nederlandstalige versie leidend.

Artikel 3 – Inschrijving en deelname

• Inschrijving is definitief na ontvangst van het volledig ingevulde inschrijfformulier en aanbetaling.
• Deelname is strikt persoonlijk en kan uitsluitend met voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator worden overgedragen.
• De organisator behoudt zich het recht voor inschrijvingen zonder opgaaf van reden te weigeren.

Artikel 4 – Betaling

• Het deelnamebedrag dient volledig vóór aanvang van het kamp te zijn voldaan.
• Betaling kan in maximaal drie termijnen plaatsvinden.
• Alle bedragen zijn verschuldigd in de overeengekomen valuta. Bank- en wisselkosten zijn volledig voor rekening van de deelnemer.
• Bij te late betaling is de deelnemer wettelijke rente en redelijke incassokosten verschuldigd.
• Restitutie van betaalde gelden is uitgesloten, tenzij de organisator schriftelijk anders bepaalt.

Artikel 5 – Reisdocumenten en verzekeringen

• De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bezit van geldige reisdocumenten, visa en andere vereiste papieren.
• De deelnemer is verplicht vóór deelname een reisverzekering én annuleringsverzekering af te sluiten, inclusief dekking voor medische kosten, ongevallen, repatriëring en annulering in het buitenland. Bewijs hiervan kan door de organisator worden verlangd.
• Deelname zonder geldige verzekeringen is uitgesloten. In dat geval behoudt de organisator zich het recht voor deelname te weigeren zonder restitutie van betaalde gelden.
• “Voldoende verzekerd”: een verzekering die medische kosten, repatriëring, ongevallen en annuleringsdekking omvat met een minimumbedrag passend bij bestemming en duur van het kamp. De organisator kan bewijsstukken verlangen.

Artikel 6 – Annuleringsvoorwaarden

• Annulering dient altijd schriftelijk (per brief of e-mail) te geschieden.
• Bij annulering tot 30 dagen vóór aanvang:
  • De deelnemer is 50% van het volledige deelnamegeld verschuldigd.
  • Indien reeds meer dan 50% is voldaan, wordt het meerdere terugbetaald.
  • Indien minder dan 50% is voldaan, dient het restant tot 50% alsnog betaald te worden.
• Bij annulering binnen 30 dagen vóór aanvang is de deelnemer het volledige deelnamegeld verschuldigd. Er vindt geen restitutie plaats.

Artikel 7 – Annulering door organisator

• De organisator kan het kamp annuleren wegens onvoldoende deelnemers of onvoorziene omstandigheden.
• In dat geval wordt uitsluitend het reeds betaalde deelnamegeld terugbetaald.
• De organisator is niet aansprakelijk voor bijkomende of indirecte kosten van de deelnemer, zoals vluchten, hotels, visa, vaccinaties of verzekeringen.

Artikel 8 – Wijzigingen en overmacht

• De organisator kan het programma, de locatie, accommodatie, trainers, activiteiten of transport wijzigen zonder restitutie.
• In geval van overmacht (zoals pandemieën, natuurrampen, oorlog, stakingen, overheidsmaatregelen, ziekte van trainers of andere omstandigheden buiten de invloedssfeer van de organisator) mag de organisator het kamp aanpassen, verplaatsen of annuleren zonder verplichting tot schadevergoeding.

Artikel 9 – Gezondheid en veiligheid

• Deelname geschiedt geheel op eigen risico van de deelnemer.
• De deelnemer verklaart fysiek en mentaal in staat te zijn deel te nemen. Medische omstandigheden, allergieën, blessures en medicatie moeten vooraf schriftelijk aan de organisator worden gemeld.
• De deelnemer dient een actuele noodcontactpersoon op te geven.

Artikel 10 – Aansprakelijkheid en vrijwaring

• De deelnemer vrijwaart de organisator en haar medewerkers voor alle aanspraken van derden die verband houden met diens gedrag, overtredingen of nalatigheid.
• De deelnemer is aansprakelijk voor alle schade en letsel die hij/zij zelf veroorzaakt, bijvoorbeeld tijdens uitoefening van activiteiten zoals sparren of andere sportactiviteiten.
• De organisator is uitsluitend aansprakelijk bij opzet of grove schuld.
• De organisator is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal, schade of letsel, noch voor tekortkomingen van derden (zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels of vervoerders).
• De aansprakelijkheid van de organisator is in alle gevallen beperkt tot het door de deelnemer betaalde deelnamegeld.
• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde inkomsten of gemiste vluchten komen nooit voor vergoeding in aanmerking.

Artikel 11 – Gedragscode

• De deelnemer dient alle aanwijzingen en instructies van de organisator en trainers op te volgen.
• Ongepast gedrag (zoals agressie, discriminatie, intimidatie, alcohol- of drugsgebruik, of overtreding van lokale wetgeving) kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting zonder restitutie.
• Kosten die voortvloeien uit uitsluiting (zoals vluchtwijzigingen en extra verblijf) zijn voor rekening van de deelnemer.
• Schade veroorzaakt door de deelnemer wordt volledig op hem/haar verhaald.

Artikel 12 – Gebruik van beeldmateriaal

• Tijdens het kamp kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. De organisator mag dit materiaal onbeperkt en kosteloos gebruiken voor promotionele doeleinden.
• De deelnemer kan bij inschrijving schriftelijk bezwaar maken tegen gebruik van zijn/haar portret.

Artikel 13 – Klachten en reputatie

• Klachten worden eerst via de interne klachtenprocedure van de organisator behandeld.
• De deelnemer onthoudt zich van uitlatingen die de reputatie van de organisator kunnen schaden, zowel online als offline (“non-disparagement”).

Artikel 14 – Tarieven en prijswijzigingen

• Alle prijzen zijn onder voorbehoud van onvoorziene kostenstijgingen, zoals belastingen, brandstof, toeslagen of wisselkoersschommelingen (meer dan 3%). Deze kosten kunnen aan de deelnemer worden doorberekend.
• Indien de totale prijsverhoging meer dan 8% van het overeengekomen deelnamebedrag bedraagt, heeft de deelnemer het recht de inschrijving binnen 7 dagen na kennisgeving kosteloos te annuleren.

Artikel 15 – Persoonsgegevens en privacy (AVG)

• De organisator verwerkt persoonsgegevens uitsluitend conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Gegevens worden alleen gebruikt voor uitvoering van de overeenkomst en niet zonder toestemming verstrekt aan derden, tenzij wettelijk verplicht.
• Voor meer details verwijst de organisator naar het privacybeleid en de privacyverklaring, die deel uitmaken van de overeenkomst.

Artikel 16 – Zekerheidsstelling en faillissementsrisico

• Indien van toepassing verklaart de organisator aangesloten te zijn bij GGTO, zodat de financiële verplichtingen bij faillissement of surseance van betaling zijn gedekt.
• De organisator neemt passende maatregelen om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen.

Artikel 17 – Toepasselijk recht en geschillen

• Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, ook indien het kamp plaatsvindt in Thailand of een ander land.
• Geschillen worden bij voorkeur via bemiddeling opgelost. Indien dit niet slaagt, worden geschillen uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Artikel 18 – Slotbepalingen

• In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisator.
• Indien een bepaling ongeldig of nietig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
• Door akkoord te gaan bij inschrijving verklaart de deelnemer deze voorwaarden te hebben gelezen, begrepen en geaccepteerd.

Artikel 19 – Geheimhouding

• Deelnemer en organisator verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie over de ander en het kamp.
• Vertrouwelijke informatie mag uitsluitend worden gedeeld voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of wettelijk verplicht is.
• Bij misbruik kan de andere partij schadevergoeding vorderen en beëindiging van de overeenkomst eisen.

Artikel 20 – Uitbreiding overmacht: epidemieën en endemische situaties

• Naast de in artikel 8 genoemde overmacht, kan de organisator ook bij epidemieën of endemische omstandigheden maatregelen nemen die noodzakelijk zijn voor de veiligheid en gezondheid.
• De organisator zal waar mogelijk alternatieve data, locaties of formaten voorstellen, met behoud van betalingstermijnen en reeds betaalde bedragen, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 21 – Digitaal contact en elektronische communicatie

• De partijen stemmen in met communicatie per e-mail of andere elektronische middelen als communicatiemiddel voor mededelingen, facturen en wijzigingen.
• E-mailberichten dienen als geldig bewijs van verwerkte mededelingen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.